○笠岡市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成15年8月22日
告示第107号
(趣旨)
第1条 この要綱は，笠岡市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年笠岡市条例第1号)，笠岡市個人情報の保護に関する法律施行条例施行規則(令和5年笠岡市規則第7号)及び笠岡市電子計算機処理に係る個人情報保護管理規程(昭和62年笠岡市訓令第1号)に定めるもののほか，戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍事務処理専用の電子計算機により，戸籍，除籍，改製原戸籍，戸籍の附票，人口動態調査票等を磁気ディスク等に記録し，戸籍事務，戸籍の附票事務，人口動態調査事務等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク，磁気テープその他の情報を記録する媒体及び装置をいう。
(4) ドキュメント システム設計書，プログラム説明書，操作手引書その他戸籍情報システムに係る仕様書をいう。
(5) 端末装置 戸籍事務処理専用の電子計算機と接続したデータ入出力装置をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては，戸籍事務の効率化を図るとともに，個人情報の保護について配慮しなければならない。
(データ保護管理者)
第4条 戸籍データの保護及び戸籍情報システムの適正な運用を図るため，データ保護管理者を置き，市民生活部長をもって充てる。
(端末装置管理者)
第5条 データ保護管理者は，端末装置の適正な管理を図るため，端末装置管理者を置き，市民課長をもって充てる。
(データ等の保護)
第6条 データ保護管理者は，戸籍情報システムに係るデータを適正に管理するため，次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) データは，法令に定めがある場合を除き，外部に提供してはならないこと。
(2) 不用となった入出力帳票及び入出力媒体は，焼却，裁断その他データが復元できない方法により廃棄すること。
(3) 端末装置に関しては，使用記録リストを定期的に印字し，保管すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか，データ等の保護に必要なこと。
(取扱状況の把握)
第7条 データ保護管理者は，端末装置管理者に次の各号に掲げる事項の報告を求めるなど，常に戸籍情報システムの取扱状況について把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 前3号に掲げるもののほか，戸籍情報システムの運用に関すること。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 データ保護管理者は，磁気ディスク等を所定の場所に保管し，その管理を行わなければならない。
2 磁気ディスク等を廃棄するときは，記録内容を消去したうえで，裁断その他データが復元できない方法により処分しなければならない。
3 戸籍情報システムについて定期的又は随時に点検を行い，安定的な運用に努めなければならない。
(ドキュメントの管理)
第9条 データ保護管理者は，ドキュメントを最新の状態に維持し，所定の場所に保管し，その管理を行わなければならない。
2 ドキュメントを外部に持ち出し，複写し，又は廃棄しようとするときは，データ保護管理者の承認を得なければならない。
(パスワードの管理)
第10条 データ保護管理者は，個別に入出力を制御するパスワードの設定，更新，保管等の運用方法を定め，厳重に管理しなければならない。
2 データ保護管理者は，パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
3 取扱職員は，パスワードを業務の範囲及び目的を超えて使用してはならない。
4 取扱職員は，自己のパスワードを他人に漏らし，又は使用させてはならない。
(研修の実施)
第11条 データ保護管理者は，戸籍データの重要性，機密保持及び個人情報保護に関する意識の高揚並びにシステムの操作方法の徹底及び安全対策の推進を図るため，取扱職員に対して研修を実施するものとする。
2 新任の取扱職員については，配属後速やかにこれを実施するものとする。
(その他)
第12条 この要綱に定めるもののほか必要な事項は，市長が別に定める。
附則
この要綱は，戸籍法(昭和22年法律第224号)第117条の2の規定により，戸籍事務のコンピュータ化について，法務大臣の指定を受けた日(平成16年3月13日)から施行する。
附則(平成17年5月20日告示第81号)抄
(施行期日)
1 この要綱は，平成17年6月1日から施行する。
附則(平成22年2月9日告示第9号)
この要綱は，平成22年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月28日告示第39号)
この要綱は，令和5年4月1日から施行する。