○笠岡市文書取扱規程
平成10年3月30日
訓令第10号
笠岡市文書取扱規程(昭和40年笠岡市訓令第9号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条~第9条)
第2章 文書の収受及び配付(第10条~第13条)
第3章 文書の処理(第14条~第28条)
第4章 文書の浄書及び発送(第29条~第38条)
第5章 文書の整理,保管,保存及び廃棄(第39条~第53条)
第6章 雑則(第54条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は,法令に定めるもののほか,本市における文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は,正確かつ迅速に取扱い,常に経過措置を明らかにし,検索しやすいように整理し,事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
(1) 文書 職員が職務上作成し,又は取得した文書,図面,写真,フィルム,テープ及び電磁的記録(電磁的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作成された記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし,次に掲げるものを除く。
ア 官報,白書,新聞,雑誌,書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として管理されているもの
イ 図書館その他の施設において一般の利用に供することを目的として管理されているもの
ウ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
(2) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって,電子計算機による情報処理の用に供されるもの(文書の体裁に関する書式情報を含むものに限る。)をいう。
(3) 電子情報 文書のうち電磁的記録であって,電子文書を除くものをいう。
(4) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって,次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(5) LGWAN文書 総合行政ネットワーク(以下「LGWAN」という。)の電子文書交換システムを介して交換される電子文書をいう。
(6) 文書交換証明書 LGWANの文書交換システムへのログイン等に使用するものをいう。
(7) 職責証明書 LGWANの文書交換システムにおいて,職責(笠岡市権限者)を電子的に証明したもので,文書に押印する公印の代わりに使用するものをいう。
(8) 回議 決裁,決定若しくは承認を得るため,又は閲覧に供し,若しくは意見を調整するため,文書をその権限のある者に回付することをいう。
(9) 合議 決裁を受けるべき事案が2以上の部課に関連があるとき,その承認を得るため,順次関係部課に回議することをいう。
(10) 供覧 決裁,決定若しくは承認を求める事案ではないが,参考のため,又は指示を受けるため,順次所属上司又は関係部課の閲覧に供することをいう。
(11) 到着文書 郵送,使送その他の経路で庁外から市に到着した文書をいう。
(12) 収受文書 到着文書を文書担当課が受領し,区分及び選別を行い,必要に応じ受付印の押印及び登録をして文書の到着を確認する手続を終えたものをいう。
(13) 配付文書 文書担当課から課の文書取扱主任に配付された収受文書をいう。
(14) 完結文書 一定の手続に従って施行され,又は事案の処理が完了し,かつ,事件の完結した文書をいう。
(15) 未完結文書 決裁,供覧,施行若しくは処理が完了せず,又は完了してもいまだ事件の完結しない文書をいう。
(16) 保存文書 保存年限が3年,5年,10年及び長年に属する文書で,主管課で保存するものをいう。
(17) 保管文書 主管課において整理及び保管するものをいう。
(18) オープンファイリングシステム 既製のファイルに必要事項を記載したシールを貼付し,そのまま簿冊として保管し,又は保存する方法をいう。
(文書担当課長の職務)
第4条 文書担当課長は,文書事務の一般を統括するとともに,次に掲げる事項を掌理する。
(1) 到着文書類の収受及び配付に関すること。
(2) 文書の浄書及び印刷に関すること。
(3) 文書の発送に関すること。
(4) 文書の保存及び廃棄の指導に関すること。
2 文書担当課長は,文書事務の処理状況について必要な調査を行い,その結果に基づいて主管課長に対し必要な措置を求めることができる。
(主管課長の職務)
第5条 主管課長は,常に当該主管課における文書事務の円滑適正な処理に留意し,その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第6条 文書事務を円滑適正に行わせるため,主管課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は,主管課の庶務担当係長以上をもって充てる。ただし,これにより難いときは,これに相当する責任者を主管課長が指名するものとし,複数の文書取扱主任を必要とする場合においても,同様とする。
3 主管課長は,文書取扱主任を指名したとき,又は変更したときは,速やかにその職,氏名を文書担当課長に通知しなければならない。
(文書取扱主任の職務)
第7条 文書取扱主任は,主管課長の命を受けて当該主管課における次に掲げる事務を処理する。
(1) 配付文書の収受に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理及び保管に関すること。
(4) 文書処理の促進に関すること。
(5) 文書の編集及び製本に関すること。
(6) 文書の保存及び廃棄に関すること。
(7) 文書事務の改善に関すること。
(8) その他文書処理に関し必要なこと。
(総務課の備付帳簿)
第7条の2 総務課に次の帳簿を置く。
(1) 議案番号簿
(2) 告示原簿
(3) 郵便物受付簿
(文書処理の年度)
第8条 文書の処理に関する年度は,別に定めるもののほか,4月1日から翌年3月31日までとする。
(文書の種類)
第9条 文書の種類は,おおむね次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(3) 訓令 所属機関又はその職員に対する命令で公表の必要があるもの
(4) 訓 所属機関又はその職員に対する命令で公表の必要がないもの
(5) 通達 指揮監督権に基づいて所属機関,所属職員等に対し職務運営上の細目,法令の解釈,行政運用の方針等を指示するもの
(6) 指令 特定の個人,法人その他団体等に対する命令及び願,申請等に対する許可,認可等
(7) 告示 法令の規定に基づいてする行政処分等で一般に公示するもの
(8) 公告 告示以外で一般に公示するもの
(9) その他 通知,報告,照会,回答,諮問,答申,進達,副申,勧告,建議,申請,願,依頼,届,契約,証明等
第2章 文書の収受及び配付
(収受)
第10条 到着文書は,全て文書担当課において収受する。ただし,定例的で一時に多数を収受する文書若しくは軽易な文書で,文書担当課長が主管課で直接収受することを適当と認めた文書は,直接主管課において収受することができる。この場合,必要に応じ処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(収受文書の処理)
第11条 文書担当課において収受した文書は,次の各号により処理しなければならない。
(1) 配付先が明確な文書は,原則として閉封のまま主管課に配付する。ただし,配付先が明確でない文書は,これを開封し主管課に配付する。
(2) 親展文書は,郵便物受付簿に記載の上,市長及び副市長あてのものは秘書課に,その他のものは宛名人に配付し,受領印を徴する。
(3) 書留,特定記録等の記録系特殊取扱郵便物(以下「書留文書」という。)は,郵便物受付簿に記載の上,主管課に配付し,受領印を徴する。
(4) 訴訟,審査請求その他収受の日時が権利の得失又は変更に関係のある文書は,第1号の規定により取り扱うほか,その封筒に受付印を押印し収受時刻を明記する。
(5) 電話,口頭又は電子メール等で受理した事案のうち,収受文書の取扱いを要するものについては,報告書により処理するものとする。
2 文書担当課長は,郵便料金の未払又は不足の文書若しくは物件で,官公署から発せられたものその他必要と認めるものに限りその料金を支払い,収受することができる。
(LGWAN文書の処理)
第11条の2 LGWAN文書を受信した場合は,文書担当課長は,次に掲げるところにより処理を行わなければならない。
(1) 受信したLGWAN文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信したLGWAN文書の形式を確認し,当該文書の発信者に対して,形式上の誤りがない場合にあっては受領通知を,形式上の誤りがある場合にあっては否認通知をそれぞれ送信すること。
2 文書担当課長は,前項の規定により受領した当該文書を印刷し,当該文書に係る事務を所掌する課に配付する。
(電子メールの処理)
第11条の3 各課の組織用電子メールアカウントあての電子メールは,課長が指名した組織用電子メール受信担当者が受信し,自ら収受処理を行う場合を除き,速やかに担当者に転送しなければならない。
2 職員用電子メールアカウントあての電子メールは,親展扱いすべきものを除き,当該職員が収受処理を行うものとする。
3 受信した電子メールが他の所管に係るものであることが判明した場合は,当該電子メールを速やかに該当する課の組織用又は職員用の電子メールアカウントに転送するとともに,再配付の記録を残すものとする。ただし,転送すべき所属が,電子メールの受信ができない場合は,文書を印刷し,当該所属に配付するとともに,再配付の記録を残すものとする。
(数課に関係する文書)
第12条 2以上の課に関係のある文書は,関係の最も深い課に配付し,主管の明らかでないものについては,文書担当課長の定めるところによる。
(文書の回付)
第13条 文書取扱主任は,配付を受けた文書のうち主管に属しないものがあるとき,又は当該主管課に直接到着した文書のうち文書担当課で収受すべき文書があるときは,速やかに文書担当課に回付しなければならない。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第14条 文書担当課から収受文書の配付を受けた文書取扱主任は,開封の必要ある文書は全て開封して閲覧し,その上部余白に受付印を押し,文書管理システムに入力しなければならない。ただし,文書担当課長においてその必要がないと認めるものは,文書管理システムへの入力を省略することができる。
2 前項による手続終了後,文書取扱主任は,当該文書を主管課長の閲覧に供さなければならない。ただし,定例的なものであらかじめ主管課長が指定するものについては,担当者に直接配布することができる。また,親展文書,書留文書及び電報は,宛名人に直接配付しなければならない。
3 主管課長は,文書を閲覧したときは,自ら処理するものを除いて,文書取扱主任から担当係長を経て担当者に交付し,速やかに処理させなければならない。
(配付文書の一応供覧)
第15条 配付を受けた文書が,次の各号のいずれかに該当するときは,当該文書の上部余白に「一応供覧」と記載し,その理由意見等を付して速やかに上司の閲覧に供し,その指示又は承認を受けなければならない。
(1) 速やかに事案の内容を上司の閲覧に供する必要のあるもの
(2) 重要又は異例な事案で上司の指示により処理する必要のあるもの
(3) 調査等のため事案の処理に長期の日時を要するもの
(配付文書の供覧)
第16条 配付を受けた文書が,単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは,当該文書の上部余白に「供覧」と記載し,関係者の閲覧に供するものとする。
(文書の起案)
第17条 すべて事案の処理は,文書によるものとする。
2 文書の起案は,起案用紙を用いなければならない。ただし,次の各号に掲げるものについては,この限りでない。
(1) 事務の処理上一定の事項を記載した用紙又は帳簿を用いることを適当とするもの
(2) 定例又は軽易な事案で文書の余白に記載して処理できるもの
(起案文書の作成要領)
第18条 起案文書は,次の各号に掲げるところにより作成しなければならない。
(1) 事案が2以上の課に関係するものは,関係の最も深い課で立案する。
(2) 文書は,原則として1事案につき1起案とする。
(3) 起案文書には,起案の理由又は説明を簡潔に記述し,関係規定その他参考となる事項を付記し,かつ,関係書類を添付する。ただし,事案が定例又は軽易なものについては,そのいずれも省略することができる。
(4) 公用文の書式等については別に定めるところによる。
2 文書取扱主任は,起案文書を配付されたときは,起案文書に文書分類番号,保存年限,決裁区分,開示不開示及び文書番号の区別を記入し,文書管理システムに所要事項を入力しなければならない。
(決裁区分)
第19条 起案文書の決裁区分は,笠岡市事務決裁規則(平成17年笠岡市規則第22号。以下「事務決裁規則」という。)の定めるところによるものとし,次のとおり表示しなければならない。
(1) 市長の決裁を受けるもの 甲
(2) 副市長の専決を受けるもの 乙
(3) 主管部長の専決を受けるもの 丙
(4) 主管課長の専決を受けるもの 丁
(起案文書の回議)
第20条 起案文書は,当該事務の決裁区分に従い,回議しなければならない。
(起案文書の合議)
第21条 起案文書の内容が,他の課に関係があるものは,次の各号に掲げるところによりその関係課に合議しなければならない。
(1) 合議は,関係の深い課から順次行うものとする。
(2) 合議を受ける責任者は,係長以上とする。この場合において,審査又は記帳を要するものその他特に必要なものについては,係員を経由するものとする。
(合議文書の処理)
第22条 合議を受けた文書は,直ちに査閲し,同意不同意を決定しなければならない。もし,査閲に日時を要するときは,その理由を主管課に通知しなければならない。
2 合議を受けた文書について異議があるときは,主管課と協議し,なお決定しないときはその意見を付して決裁を受けなければならない。
第23条 削除
(廃案した場合等の処置)
第24条 起案文書が合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき,又は中途で廃案となったときは,合議した課長にその旨を連絡しなければならない。
2 決裁になった起案文書(以下「原議書」という。)を廃案にし,又は施行を保留すべき必要が生じたときは,理由を付して上司の承認を受けるとともに合議した課長にその旨を連絡しなければならない。
(文書担当課長への合議)
第25条 次の各号に掲げる起案文書は,原則として文書担当課長へ合議しなければならない。
(1) 条例,規則,訓令,訓,通達,告示及び公告
(2) 法令の解釈及び適用の方法に関する案件
(3) 議案の提出その他議会に関するもの
(4) その他特に必要と認められるもの
(持回り決裁)
第26条 起案文書のうち重要若しくは異例のもので説明を要するもの並びに急若しくは秘密を要するものは,起案者が自ら持ち回って説明して決裁を受けるものとする。
(代決又は後閲の処理)
第27条 急を要すると認めた起案文書を,上司の不在により代決又は後閲とするときは,次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 代決するときは,「代」と記入して押印し,代決した事案のうち,代決者が報告を要すると認めたものについては,事後速やかにその内容を報告しなければならない。
(2) 後閲を要するときは「後閲」と記入し,事後速やかに上司の閲覧に供し,押印を受けなければならない。
(原議書の整理)
第28条 原議書は,全て文書取扱主任へ回付するものとし,文書取扱主任は次の各号に掲げるところにより整理しなければならない。
(1) 原議書には決裁印を押印し,文書管理システムに決裁日を入力する。
(2) 前号による処理済みの原議書は,速やかに起案者へ返付する。
第4章 文書の浄書及び発送
(文書の記号及び番号)
第29条 次の各号に掲げる文書には,その区分により,それぞれ記号及び番号を付けなければならない。ただし,往復文書のうち,特に軽易なものについては,この限りでない。
(1) 議案文
ア 議決を求めるもの 議案第 号
イ 諮問するもの 諮問第 号
ウ 報告するもの 報告第 号
(2) 条例 笠岡市条例第 号
(3) 規則 笠岡市規則第 号
(4) 訓令 笠岡市訓令第 号
(5) 訓 訓第 号
(6) 通達 通達第 号
(7) 指令 笠岡市指令○第 号
(8) 告示 笠岡市告示第 号
(9) 公告 笠岡市公告第 号
(10) 往復文書 笠○第 号
2 前項のうち,○で示す箇所には課の頭文字を記入するものとする。ただし,課の頭文字が同一文字になる場合等この方法によりがたいときは,この限りでない。
3 文書の番号は,議案文,条例,規則,訓令,告示,公告にあっては暦年により,その他のものにあっては,原則として会計年度により更新するものとする。
(法規文書等の処理)
第30条 条例,規則,訓令,訓,通達,告示及び公告(以下「法規文書等」という。)は,次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 法規文書等は,全て文書担当課において,公示原簿により文書番号を付する。
(2) 法規文書等については,原則として文書担当課において浄書し,笠岡市公告式条例(平成12年笠岡市条例第49号)の定めるところにより処理しなければならない。
(3) 浄書は正副2通を作成,契印し,正本を提示し,副本は文書担当課に保管しなければならない。
(浄書及び印刷)
第31条 施行する文書は,原則として主管課において審査を行い,当該文書の浄書印刷要求に基づいて文書担当課において浄書印刷するものとする。ただし,急を要するとき又は構図上複雑な文書等の浄書は,文書担当課長と協議して主管課において行うものとする。
2 秘密に属する文書等の浄書は,秘密の漏れないよう処理しなければならない。
3 浄書した文書は,原議書と照合しなければならない。
(1) 対外的に発送する文書のうち軽易なものは,市役所名,副市長名,部課長名又は施設長名
(2) 庁内の往復文書及びこれに類するものは,副市長名又は部課長名
(1) 市長名又は副市長名 (担当 何部何課)
(2) 部長名 (担当 何課)
(施行日)
第33条 文書の施行日は,主管課長が定め,起案文書の該当欄に施行印を押印する。
(公印の押印)
第34条 施行する文書には,公印及び契印を押さなければならない。ただし,軽易な文書及び印刷した文書は,これを省略することができる。この場合,施行者名の下段に「公印省略」と記載する。
2 文書担当課長は,公印及び契印を押すときは,次の各号に掲げる事項について審査しなければならない。
(1) 事務決裁規則による決裁の有無
(2) 決裁文書と浄書文書との照合の有無
(3) その他公印使用について必要な事項
3 前項に定めるもののほか,公印の使用については,笠岡市公印規則(平成18年笠岡市規則第1号)の定めるところによる。
(電子署名)
第34条の2 LGWANの文書交換システムを利用して文書を送信するときは,公印の押印が必要な文書については,公印に代えて電子署名を付与する。
2 施行文書に電子署名の付与を受けようとする者は,電子署名を付与する文書に係る決裁済みの原議書を当該文書に添えて,文書担当課長に示し,電子署名の付与を請求するものとする。
(文書の発送)
第35条 文書の発送は,直接発送を要するもののほか,文書担当課において行う。
(発送文書の取扱い)
第36条 発送を必要とする文書は,主管課の指示に従って発送しなければならない。
2 郵送を必要とする文書は,次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 所定の封筒を使用し,特殊取扱いを要するものは,その封筒に速達,書留,内容証明等の表示をするものとする。
(2) 郵送は,原則として料金後納扱いとする。ただし,これにより難いときは,郵便切手又ははがきを使用することができる。
(3) 料金後納扱いは,料金後納郵便物差出表に必要事項を記入の上行うものとする。
(4) 郵便切手又ははがきを使用するときは,郵便切手類払出明細簿に記載して,その受払い状況を明らかにしておかなければならない。
(ファクシミリによる文書の施行)
第36条の2 照会,回答,通知,依頼,送付,報告等で次の各号のいずれにも該当する文書は,ファクシミリにより施行することができる。
(1) 権利義務に関係ないもの
(2) 秘密を保持する必要のないもの
(3) 公印の押印を省略することができるもの
(4) 相手方がファクシミリによる文書の施行を了承したもの
2 ファクシミリにより文書を施行した場合は,電話等で到着の確認を行うこと。
(LGWAN文書交換システムによる文書の施行)
第36条の3 LGWANの文書交換システムにより文書を発信するときは,担当課の文書取扱主任が送信するものとする。なお,これにより難いときは,文書担当課において送信する。
(電子メールによる文書の施行)
第36条の4 軽易な電子文書については,LGWANの電子メール機能を用いた電子メールを利用して施行することができる。この場合においては,電子署名の付与を省略することができる。
2 インターネットを利用した電子メールで文書を施行する場合は,データの暗号化等の必要な措置を講じなければならない。ただし,次の各号のいずれにも該当する文書は,この限りでない。
(1) 権利義務に関係ないもの
(2) 秘密を保持する必要のないもの
(3) 公印の押印を省略することができるもの
(4) 相手方の住所,氏名等の本人確認をする必要のないもの
(5) 相手方がインターネットを利用した電子メールによる文書の施行を了解したもの
(電報発信の手続)
第37条 電報は,主管課において発信し,発信後文書担当課へその旨を報告することとする。ただし,定例的なものは除くものとする。
(勤務時間外における文書の取扱い)
第38条 勤務時間外に到着した文書の処理は,笠岡市役所処務規則(昭和30年笠岡市規則第7号)第58条の定めるところにより取り扱わなければならない。
第5章 文書の整理,保管,保存及び廃棄
(文書整理の原則)
第39条 文書は,常に整理し,重要なものは非常災害に際して支障がないようにあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
(文書の整理保管)
第40条 文書は,直ちに利用できるよう,常にオープンファイリングシステムにより主管課単位で整理保管しなければならない。
(文書取扱主任の文書の整理)
第41条 文書取扱主任は,課の保管文書を未完結文書と完結文書に区分して整理しなければならない。
(1) 未完結文書は,一定場所に整理保管し,常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。
(2) 完結文書は,処理経過及び文書分類番号,保存年限等につきその完否を確認して,年度別に小分類単位で保管しなければならない。
(文書の編集及び製本)
第42条 整理済みの文書は,主管課において,年度終了後2箇月以内に,文書取扱主任を中心として次の各号により,原則として文書担当課長が指定するファイル(指定のファイルに準ずるものを含む。以下「指定ファイル」という。)により編集し,又は製本しなければならない。
(1) 編集は,保存年限ごとに文書分類番号の小分類単位に行うものとする。
(2) 事件が2年以上にわたるものは,完結の年度に属するファイルに編集する。
(3) 事件が数事件に関係あるものは,最も関係の深いファイルに編集し,他の関係ファイルにその旨を記載する。
(4) 2つ以上の事件で保存年限を異にする場合において,その事件が相互に関係があり,同一事件として編集することが適当なときは,長期間の種別とする。
(5) ファイルの表紙及び背表紙には,別に定める文書分類表により,年度,保存年限,文書分類番号,個別ファイル名等必要事項を記入する。
(6) 編集又は紙数の都合により,2年以上にわたる文書を1冊に,又は同一年度の文書を分冊することができることとする。この場合,合冊したときは年度区分を明らかにするため区分紙を入れ,分冊した場合には分冊番号を記載しなければならない。
(7) ファイルごとに文書目録をファイルの最初に綴り,原則として完結時の最も新しい文書が最後位になるよう編集する。ただし,保存年限1年の文書については,文書目録を省略することができる。
(8) 図面,計算書の類で指定ファイルに編集することが困難なものは,別に編集して整理することができる。この場合,関係ファイルがあるときは,当該ファイルにその旨を記載する。
(9) 帳簿,台帳等で指定ファイルの規格と異なるものについては,別のファイルで編集することができる。
(文書の保存年限)
第43条 文書の保存年限は,次の種別とする。
第1種 長年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
(保存年限の計算)
第44条 文書の保存年限の計算は,当該文書の処理の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし,文書番号が暦年によるものは,当該文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(文書の保存種別)
第45条 文書の保存年限は,法令に特別の定めがあるものを除き,おおむね次に掲げるとおりとする。
(1) 第1種に属する文書
ア 条例,規則その他例規の原議書
イ 重要な事業計画及びその実施に関する文書
ウ 市史及びその資料となる重要な文書
エ 議会議案等の原議書
オ 議会の会議録,議決書等の重要な文書
カ 所轄行政庁からの令達,通知その他の文書で重要な文書
キ 訴訟及び審査請求に関する重要な文書
ク 重要な統計表
ケ 重要な契約書
コ 人事に関する重要な文書
サ 財産,営造物及び財政に関する重要な文書
シ 隣接市町村との分合に関する文書
ス 重要な機関の設置及び廃止に関する文書
セ 事務引継に関する重要な文書
ソ 金銭出納に関し,特に後日の証明上重要な文書
タ その他重要な書類であって,長年保存の必要があると認める文書
(2) 第2種に属する文書
ア 法規により処分したもので重要な文書
イ 決算の認定が終わった金銭物品に関する重要な文書
ウ その他10年間保存の必要があると認める文書
(3) 第3種に属する文書
ア 第1種及び第2種に属しないもので5年間保存の必要があると認める文書
(4) 第4種に属する文書
ア 第1種から第3種までに属しないもので3年間保存の必要があると認める文書
(5) 第5種に属する文書
ア 第1種から第4種までに属しない文書
(文書の収蔵)
第46条 主管課において,編集,製本が終わったファイルは,1年間主管課において保管した後,所定の手続を経て,常時使用の必要があるものを除き書庫に収蔵しなければならない。
2 保存文書は,分類別及び保存種別に整理しておかなければならない。
3 保存文書は,文書担当課長が示す課別区分に従って,収蔵しなければならない。
(保存文書の管理)
第47条 主管課は,前条の規定により保存文書を書庫に収蔵したときは,文書目録の写しを文書担当課長に提出するものとする。
2 保存文書は,主管課長が管理する。
(禁止事項)
第48条 保存文書は,これを抜き取り,取り替え,若しくは訂正し,又は他に転貸してはならない。
2 保存文書は,庁外に持ち出すことはできない。ただし,やむを得ない事情によりあらかじめ主管課長の承認を得たときは,この限りでない。
3 保存文書は,特別なものを除き,職員のほかは借覧することができない。ただし,笠岡市情報公開条例(平成10年笠岡市条例第13号)の規定に基づき公文書を閲覧に供するとき,又は主管課長の承認を受けたときは,この限りでない。
(保存文書の紛失等)
第49条 保存文書を紛失し,又は汚損したときは,閲覧者は届出書により速やかに主管課長に報告し,主管課長は文書担当課長に報告しなければならない。
(文書の廃棄)
第50条 文書取扱主任は,保存文書の保存期間が満了したときは,主管課長と協議の上,所定の手続により毎年5月末日までに廃棄処分に付さなければならない。
2 主管課長は,保存期間満了後も歴史的,文化的資料として価値を有すると認められる文書等については,更に期間を定めて保存することができる。
3 主管課長は,保存文書を廃棄し,又は保存期間を変更したときは,文書目録に廃棄年月日又は変更した保存期間を記録し,文書担当課長に通知しなければならない。
(保存文書の調査)
第51条 文書担当課長は,定期又は臨時に保存文書を調査し,保存の必要がないと認めたものは,主管課長に対して廃棄を指示することができる。
(文書廃棄上の注意)
第52条 廃棄する文書で秘密に属するもの又は他に使用されるおそれのあるものは,焼却又は裁断する等の処置を講じなければならない。
(書庫)
第53条 分庁舎第一地階の書庫は文書担当課長が管理し,その他の書庫は関係課の主管課長がそれぞれ管理する。
2 書庫内は,常に整理,整頓し,安全な点灯のほか,喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
第6章 雑則
(その他)
第54条 この規程に定めるもののほか,必要な諸様式及び事項は,市長が別に定める。
附則
この規程は,平成10年4月1日から施行する。
附則(平成13年3月30日訓令第15号)
この規程は,平成13年4月1日から施行する。
附則(平成16年5月28日訓令第12号)
この規程は,公布の日から施行し,平成16年4月1日から適用する。
附則(平成17年5月20日訓令第11号)抄
(施行期日)
1 この規程は,平成17年6月1日から施行する。
附則(平成18年2月17日訓令第4号)
この規程は,平成18年3月1日から施行する。
附則(平成18年12月15日訓令第19号)抄
(施行期日)
1 この規程は,平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により現に在職する収入役がある場合は,その任期中に限り,この規程による改正後の次の各号に掲げる規程の規定は適用せず,この規程による改正前のそれぞれの規程の規定は,なおその効力を有する。
(1)から(3)まで 略
(4) 笠岡市文書取扱規程第11条第1項第2号
3 前項の規定によりなおその効力を有するとされた場合において,この規程による改正前の笠岡市職員懲戒審査会規程第3条第2項,笠岡市災害対策本部規程第5条及び別表第1並びに笠岡市文書取扱規程第11条第1項第2号中「助役」とあるのは「副市長」とする。
附則(平成19年8月23日訓令第17号)
この規程は,平成19年10月1日から施行する。
附則(平成24年5月31日訓令第6号)
この規程は,平成24年6月1日から施行する。
附則(平成24年8月15日訓令第10号)
この規程は,公布の日から施行する。
附則(平成26年3月31日訓令第4号)
この規程は,平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月13日訓令第3号)
この規程は,公布の日から施行する。
附則(平成28年3月29日訓令第6号)
(施行期日)
1 この規程は,平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の日前に各規定による改正前の各規程の規定によりなされた処分,手続その他の行為は,なお従前の例による。
附則(令和5年11月6日訓令第11号)
この規程は,公布の日から施行し,令和5年4月1日から適用する。