○笠岡市病院公印規程
平成13年3月30日
病院管理規程第8号
(趣旨)
第1条 笠岡市立市民病院において使用する公印の取扱い,保管その他公印について必要な事項については,別に定めがある場合を除くほか,この規程の定めるところによる。
(用語の定義)
第2条 この規程における用語の定義は,次に定めるところによる。
(1) 公印 病院事業管理者(以下「管理者」という。)名その他の職名又は病院名で発する公文書に用いる印章をいう。
(2) 新調 新たに公印が必要になった場合に作成することをいう。
(3) 改刻 現在使用中の公印を紛失し,摩滅し,又は損傷したためにこの公印を新たに作成することをいう。
(公印管理の原則)
第4条 公印は,慎重に取り扱い,盗難,不正使用等のないように保管を厳重にしなければならない。
(公印の保管者)
第5条 公印の取扱い,保管その他公印に関する事務の責任者として,公印保管者(以下「保管者」という。)を置く。
2 保管者は,別表第1のとおりとする。
3 保管者は,公印を鍵のかかる堅固な容器に納め,執務時間後は施錠し,保管箱は金庫その他鍵のかかる場所に保管しなければならない。
4 保管者は,必要と認める場合は,所属職員のうちから公印取扱者を指定して保管者の職務を補助させることができる。
(職務代理の場合の公印の使用)
第6条 管理者又はその他の職員に事故等があるため,他の職員が職務代理者等になり,その職務を代理する場合においては,その職務を代理される者の公印を使用する。ただし,別表第1において特に定めがあるものを除く。
(公印の登録)
第7条 事務課長は,公印台帳を備えて,すべての公印をこれに登録しなければならない。
(公印の新調,改刻及び廃止)
第8条 公印の新調,改刻又は廃止をしようとするときは,事務課長は,管理者の決裁を受けなければならない。
2 新調及び改刻をした公印は,公印台帳に登録をした日から使用することができる。
(廃止した公印の保存及び廃棄)
第9条 保管者は,公印の改刻又は廃止により不用になった公印を直ちに事務課長に引き継ぎ,公印台帳を整理し,改刻又は廃止をした日の属する年度の翌年度から起算して3年間,当該公印を保存しなければならない。
2 前項の保存期間を経過したものは,焼却等の方法により廃棄しなければならない。
(押印手続)
第10条 公印を使用する者は,押印する文書に決裁済みの起案文書(以下「決裁文書」という。)を添えて保管者に示し,その審査を受けなければならない。
2 保管者は,前項の提示を受けたときは,決裁済みの文書であることを確認し,決裁文書の公印押なつ済欄に押印した後,公印を使用させなければならない。
3 緊急その他やむを得ない理由により決裁文書を提示できないときは,公印使用簿に必要な事項を記載し,その公印の保管者の承認を受けなければならない。
4 公印の押印は,執務時間中に行わなければならない。ただし,保管者がやむを得ないと認めた場合は,この限りでない。
(公印の持出し)
第11条 公印は,指定された保管場所以外に持ち出して使用することはできない。ただし,やむを得ない事情により公印を持ち出す必要がある場合は,公印持出許可申請書を保管者に提出し許可を受けなければならない。
2 前項の公印持ち出しの許可を受けた者は,その使用を終えたときは,直ちに持ち出した公印を返納しなければならない。
(事前押印)
第12条 定例的かつ定型的な文書で,保管者が交付の日時,場所その他の事情を考慮してあらかじめ公印を押印する必要があると認めたものは,保管者の承認を得て公印を押印 (以下「事前押印」という。)することができる。
2 前項の規定により事前押印をするときは,管理者印については公印事前押印・刷込み申請書を事務課長に提出し,その他の公印については保管者の承認を得なければならない。
3 事前押印した文書は,担当部局課において厳重に保管し,常に使用状況を明らかにしておかなければならない。
(公印の印刷)
第13条 事務処理の便宜上必要があるときは,公印事前押印・刷込み申請書を事務課長に提出し,その承認を受けて公印の印影を印刷することができる。
2 公印の印影の印刷に当たっては,これを縮小することができる。ただし,縮小に際しては印影の同一性をそこなわないよう注意しなければならない。
3 前2項の印刷物は,担当部局課において厳重に保管し,常に使用状況を明らかにしておかなければならない。
4 印影を印刷した文書を使用しなくなったときは,速やかに,焼却,裁断等適当な方法により廃棄しなければならない。
(電子計算組織による公印)
第14条 保管者は,電子計算組織(笠岡市電子計算機処理に係る個人情報保護管理規程(昭和62年笠岡市訓令第1号)第2条第1号に規定する電子計算組織をいう。以下この条において同じ。)を利用して証明又は通知を行う場合は,事務課長に合議のうえ管理者の決裁を得て,電子計算組織に記録した公印の印影をその公印として使用することができる。
2 保管者は,前項に規定する処理をする場合は,印影の改ざんその他不正使用を防止するため,電子計算組織に記録した印影を適正に管理しなければならない。
(公印の省略)
第15条 事務課長が認める軽易な文書については,公印の押印を省略することができる。
(公印の事故届)
第16条 保管者は,公印の盗難,紛失,き損等の事故があったときは,直ちに保管者から事務課長を経て管理者に届け出なければならない。
(公印保管状況等の調査)
第17条 管理局長は,公印の保管,使用状況等について随時調査することができる。
第18条 この規程に定めるもののほか,必要な諸様式及び事項は,管理者が別に定める。
附則
この規程は,平成13年4月1日から施行する。
別表第1(第3条,第5条,第6条関係)
ひな型番号 | 公印の名称 | 書体 | 寸法(ミリメートル) | 個数 | 使用区分 | 保管者 |
1 | 病院事業管理者印 | れい書 | 方24 | 1 | 病院事業管理者名で発する文書 | 事務課長 |
れい書 | 方11 | 1 | 病院事業管理者名で発する文書及び印影刷込用 | 事務課長 | ||
2 | 市民病院印 | てん書 | 方24 | 1 | 市民病院名で発する文書 | 事務課長 |
3 | 市民病院長印 | てん書 | 方24 | 1 | 市民病院長名で発する文書 | 事務課長 |
4 | 市民病院管理局長印 | れい書 | 方20 | 1 | 市民病院管理局長名で発する文書 | 事務課長 |
5 | 病院事業企業出納員印 | れい書 | 方20 | 1 | 病院事業出納用 | 事務課長 |
6 | 管理者職務代理者印 | れい書 | 方24 | 1 | 管理者名で発する文書 | 事務課長 |
別表第2(第3条関係)
1 | 2 | 3 |
4 | 5 | 6 |