○笠岡市上下水道部文書取扱規程
平成18年2月9日
水管規程第1号
目次
第1章 総則(第1条～第7条)
第2章 文書取扱帳簿及び文書記号番号(第8条～第12条)
第3章 文書の収受(第13条～第22条)
第4章 電子文書の収受(第23条～第26条)
第5章 起案及び決裁(第27条～第36条)
第6章 文書の施行(第37条～第47条)
第7章 文書の整理，保管，保存及び廃棄(第48条～第63条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は，法令に定めるもののほか，笠岡市上下水道部における文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書に関する事務処理は，文書管理システムによって行うことを原則とする。
2 文書は，正確かつ迅速に取扱い，常に処理経過を明らかにし，検索しやすいように整理し，事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
(1) 文書 職員が職務上作成し，又は取得した文書，図面，写真，フィルム，テープ及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作成された記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし，次に掲げるものを除く。
ア 官報，白書，新聞，雑誌，書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として管理されているもの
イ 図書館その他の施設において一般の利用に供することを目的として管理されているもの
ウ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
(2) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって，電子計算機による情報処理の用に供されるもの(文書の体裁に関する書式情報を含むものに限る。)をいう。
(3) 電子情報 文書のうち電磁的記録であって，電子文書を除くものをいう。
(4) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって，次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(5) LGWAN文書 総合行政ネットワーク(以下「LGWAN」という。)の電子文書交換システムを介して交換される電子文書をいう。
(6) 文書管理システム 文書の起案，承認，決裁，保管，管理等を行うための情報システムで総務課が所管するものをいう。
(7) 回議 決裁，決定若しくは承認を得るため，又は閲覧に供し，若しくは意見を調整するため，文書をその権限のある者に回付することをいう。
(8) 合議 決裁を受けるべき事案が2以上の部課に関連があるとき，その承認を得るため，順次関係部課に回議することをいう。
(9) 供覧 決裁，決定若しくは承認を求める事案ではないが，参考のため，又は指示を受けるため，順次所属上司又は関係部課の閲覧に供することをいう。
(10) 到着文書 郵送，使送その他の経路で庁外から上下水道部に到達した文書をいう。
(11) 収受文書 到達文書を受領し，区分及び選別を行い，必要に応じ受付印の押印及び登録をして文書の到着を確認する手続を終えたものをいう。
(12) 配布文書 文書取扱主任に配布された収受文書をいう。
(13) 完結文書 一定の手続に従って施行され，又は事案の処理が完了し，かつ，事件の完結した文書をいう。
(14) 未完結文書 決裁，供覧，施行若しくは処理が完了せず，又は完了してもいまだ事件の完結しない文書をいう。
(15) 保存文書 保存年限が3年，5年，10年及び長年に属する文書で課に保存するものをいう。
(16) 保管文書 課に整理及び保管するものをいう。
(文書事務の統括)
第4条 水道課長は，上下水道部の文書事務を統括する。
2 水道課長は，各課(以下「課」という。)の文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導及び改善に努めなければならない。
(課長の職務)
第5条 課長は，次条の規定により指名する文書取扱主任に対し，必要な指示をするものとする。
(文書取扱主任)
第6条 文書事務を円滑適正に行わせるため，課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は，庶務担当係長をもって充てる。
3 課長は，文書取扱主任を指名したとき，又は変更したときは，速やかにその職，氏名を文書担当課長に通知しなければならない。
(文書取扱主任の職務)
第7条 文書取扱主任は，課長の命を受けて次に掲げる事務を処理する。
(1) 配布文書の収受に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理及び保管に関すること。
(4) 文書処理の促進に関すること。
(5) 文書の編集及び製本に関すること。
(6) 文書の保存及び廃棄に関すること。
(7) 文書事務の改善に関すること。
(8) その他文書事務に関し必要なこと。
2 文書取扱主任は，文書管理システムの運用管理のため必要な処理を行う。
第2章 文書取扱帳簿及び文書記号番号
(備付帳簿)
第8条 水道課に次の帳簿を置く。
(1) 公示原簿
(2) 郵便物受付簿
(文書管理システムで管理する帳簿)
第9条 次の帳簿は，文書管理システムにより管理する。
(1) 文書ファイル管理簿
(2) 文書収受発送簿
(3) 文書目録
(文書処理の年度)
第10条 文書処理の年度は，別に定めるもののほか，会計年度により作成するものとする。ただし，公示原簿は，暦年により作成するものとする。
(文書の種類)
第11条 文書の種類は，おおむね次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(3) 訓令 所属機関又はその職員に対する命令で公表の必要があるもの
(4) 訓 所属機関又はその職員に対する命令で公表の必要がないもの
(5) 通達 指揮監督権に基づいて所属機関，所属職員等に対して職務運営上の細目，法令の解釈，行政運用の方針等を指示するもの
(6) 指令 特定の個人，法人その他団体等に対する命令及び願，申請等に対する許可，認可等
(7) 告示 法令の規定に基づいてする行政処分等で一般に公示するもの
(8) 公告 告示以外で一般に公示するもの
(9) その他 通知，報告，照会，回答，諮問，答申，進達，副申，勧告，建議，申請，願，依頼，届，契約，証明等
(文書の記号番号)
第12条 文書には，次に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。ただし，回覧等の後即時廃棄する軽易な文書については，記載を省略することができる。
(1) 記号は，「笠上下」の文字を冠して課の頭文字を付けること。
(2) 特定の事務事業に関する文書のうち件数の多いものについて，課長が認めた場合は，前号の記号に事務事業名の頭文字を付した記号を別に設けることができる。
(3) 番号は，記号に続けて「第○○号」と記載し，文書管理システムから採番した番号を付けること。
(4) 番号は，原則として会計年度による一連番号とすること。
2 前項の規定にかかわらず，次に掲げる文書は，次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。
(1) 管理規程，訓令及び告示は，「笠岡市上下水管規程第○○号」のように，「笠岡上下水」と冠してその種別を付け，番号は公告式番号簿により暦年による一連番号とすること。
(2) 指令は，「笠岡市上下指令水第○○号」のように，「笠岡市上下」の文字を冠して「指令」と表示し，次に課の頭文字及び番号を付けること。この場合において，番号は原則として文書件名簿により付けること。ただし，件数の多い場合は指令番号簿を設けることができる。
第3章 文書の収受
(到達文書の取扱い)
第13条 課に到達した文書は，文書取扱主任が受領し，次に定めるところにより処理しなければならない。なお，電子文書の処理については次章に定めるところによる。
(1) 配布先の明確な文書は，主管係に配布する。
(2) 配布先の明確でない文書は，これを開封し，配布先を確認したうえ，主管係に配布する。
2 2以上の課に関係のある文書は，その関係の最も深い課に配布するものとする。この場合において，その関係の度合いを定め難いもの又は異例に属するものは，水道課長がその配布先を定める。
(1) 書留，配達証明，内容証明，特別送達等の特殊取扱いをする郵便物(速達を除く。)による文書は，当該文書の封筒に受付印を押して郵便物受付簿に記載のうえ，主管係長に配布し，受領印を徴すること。この場合において，訴訟，審査請求その他到達の日時が権利の得失又は変更に関係がある文書にあっては，当該文書の封筒に収受時刻を記載する。
(2) 親展文書は，閉封のまま封筒に受付印を押して郵便物受付簿に記載のうえ，宛名人に配布する。
(3) 封筒に入札又は見積書の表記のあるものは，閉封のまま封筒に受付印を押し，収受時刻を明記して郵便物受付簿に記載のうえ，主管係に配布し，受領印を徴すること。
(4) 電報は，受付印を押すとともに，収受時刻を記載し，直ちに主管係に配布する。
(5) 電話，口頭又は電子メール等で受理した事案は，報告書により処理するものとし，収受文書の処理を要するものについては，文書管理システムで処理し，主管係に配布すること。
2 前項の規定にかかわらず，直接主管係で受領する必要のある文書は，主管係で受領し，処理することができる。
(郵便料金の未払又は不足の文書の処理)
第15条 課に到達した文書で郵便料金の未払又は不足のものがあるときは，官公署から発せられたものその他課長が必要と認めるものに限りその料金を支払い，収受することができる。
(1) 親展文書を除きすべて開封して内容の確認をすること。
(2) 文書の余白に受付印を押すこと。ただし，次に掲げるものは受付印を省略することができる。
ア 軽易と認められ回覧の後即時廃棄する文書
イ 定例的な文書
(3) 課内の各職員の事務分担が決まっている場合は，担当者に渡し，異例・重要なものは課長の指示を受けること。
(4) 配布を受けた文書でその所管に属さないものがあるとき，又は主管係に直接到達した文書のうち文書担当課で収受すべき文書があるときは，速やかに文書担当課に回付しなければならない。この場合においては，文書管理システムへの登録及び文書番号の記入は行わない。
(1) 文書管理システムへの登録に当たっては，収受した文書をスキャナにより読み取り，電子文書として添付すること。ただし，文書の特性によりスキャナにより読み取ることが困難なものは，この限りでない。
(2) 前号の規定によりスキャナにより読み取った文書のうち収受した文書の原本が必要なものは，原本も別途編冊して保管すること。
(他の課に関係のある収受文書の取扱い)
第19条 担当者は，収受した文書のうち他の課に関係のある文書は，速やかに関係のある課に回覧又は写しを送付し，必要がある場合は写しをもって同時に照会するなど適当な措置を講じなければならない。
(収受文書の閲覧)
第20条 担当者は，収受した文書を必要な関係職員に供覧するとともに，次に掲げるものは，速やかに上司の閲覧に付し，その指示を受けなければならない。
(1) 当該文書の収受を上司が確認する必要のあるもの
(2) 重要な事案で処理について直接指示を必要とするもの
(3) 処理について長期の日時を要すると認められるもの
(処理方針及び即日処理の原則)
第21条 課長は，収受した文書の処理に当たり，自ら処理するもののほか，当該事務を担当する係長に処理方針を示し，絶えず文書の処理に留意し，事案が完結するまでその経過を把握しておかなければならない。
2 当該事務の担当者は，事案を次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 原則として即日処理すること。
(2) 処理期限のあるものは，必ずその期日までに処理すること。
第4章 電子文書の収受
(LGWAN文書の受領)
第23条 課長は，文書担当課長から受領したLGWAN文書を，文書取扱主任に配布する。
2 文書取扱主任は，受領したLGWAN文書を自ら収受処理を行う場合を除き，速やかに担当者に転送しなければならない。
(電子メールの受領)
第24条 課の組織用電子メールアカウント宛の電子メールは，課長が指名した組織用電子メール受信担当者が受信し，自ら収受処理を行う場合を除き，速やかに担当者に転送しなければならない。
2 職員用電子メールアカウント宛の電子メールは，親展扱いすべきものを除き，当該職員が収受処理を行うものとする。
3 受信した電子メールが他の所管に係るものであることが判明した場合は，当該電子メールを速やかに該当する課の組織用又は職員用の電子メールアカウントに転送するとともに，再配布の記録を残すものとする。ただし，転送すべき所属が電子メールの受信ができない場合は，文書を印刷し，当該所属に配布するとともに，再配布の記録を残すものとする。
(電子文書の収受)
第25条 課で受領し，又は配布を受けた電子文書は，文書取扱主任又は担当者が文書管理システムに必要事項を登録し，当該電子文書を添付書類として保存する。
2 電子文書のフォーマットが異なるなどの理由のため文書管理システムに保存できない電子文書は，保存可能な形式に返還する。返還できない場合は，文書管理システムに必要事項を登録する。
第5章 起案及び決裁
(文書の起案)
第27条 すべての事案の処理は，文書によるものとする。
2 文書の起案は，起案用紙を用いなければならない。ただし，次の各号に掲げるものについては，この限りでない。
(1) 事務処理上一定の事項を記載した用紙又は帳簿を用いることを適当とするもの
(2) 定例又は軽易な事案で文書の余白に記載して処理できるもの
3 文書の起案は，原則として文書管理システムによるものとし，次の各号に定めるところにより行わなければならない。
(1) 起案に添付する書類(以下「添付書類」という。)がない場合又は添付書類の全部を容易に電子文書にすることができる場合 文書管理システムにより起案する。
(2) 添付文書を容易に電子文書とすることが困難であり，かつ当該文書が意思決定の重要な要素でない場合 当該添付書類を要約した電子文書を添付して文書管理システムにより起案する。
(3) 添付文書を容易に電子文書とすることが困難であり，かつ当該文書が意思決定の重要な要素である場合 文書管理システムで起案し，紙に印刷した送付票及び添付文書を回議する。
(5) 前号により起案した文書は，決裁後文書管理システムに必要事項を登録すること。
(起案文書の作成)
第28条 起案文書は，次の各号に掲げるところにより作成しなければならない。
(1) 事案ごとに作成すること。ただし，関連事項は，支障のない限り一括して起案すること。
(2) 2以上の課の所管に属する事務に関するものであるときは，あらかじめ関係各課と十分協議し，最も関係の深い課で起案し，関係課に合議すること。
(3) 起案文書には，内容のよく分かる件名を付け，処理の目的，理由，説明，経過等を簡潔に記し，必要のあるときは，関係法令，例規，予算関係等を付記するとともに，関係文書及び参考資料を添付すること。ただし，事案が定例又は軽易なものについては，そのいずれも省略することができる。
(4) 文案は，笠岡市公文例規程(昭和63年笠岡市訓令第1号)の定めるところにより作成すること。
(5) 笠岡市水道事業及び下水道事業事務決裁規程(平成18年笠岡市水管規程第4号。以下「決裁規程」という。)の定めるところにより，決裁区分及び合議先を設定すること。この場合において，合議先は最小限にとどめなければならない。
(6) 起案者の所属，起案年月日，文書を保管する簿冊名等の所要事項を記載すること。
2 起案者は，起案文書に文書分類番号，保存年限，決裁区分，開示不開示及び文書番号の区別を記入し，文書管理システムに所要事項を入力しなければならない。
(回議及び合議の順序)
第29条 起案文書は，必要な関係職員に供覧のうえ，主管係長から当該事務の決裁区分に従い，回議しなければならない。
2 起案文書を合議する場合の順序は，次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 決裁規程第4条第1項に規定する決裁区分(以下「決裁区分」という。)が「丁」のものは，課長の回議後，合議先へ合議すること。
(2) 決裁区分が「丙」以上のものは，部長の回議後，合議先へ合議すること。ただし，部内の他課に合議する場合は，課長の回議後とする。
(3) 削除
(4) 前3号に規定するもののほか，2以上の合議先に合議を要するものは，当該事案に関係の深い課から合議すること。
(5) 合議を受ける責任者は，係長以上とする。ただし，審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについては，係員を経由するものとする。
(回議中の意見)
第30条 回議を受けた者(係長，課長補佐，課長及び部長を除く。)は，起案文書の修正意見その他の意見がある場合は，その内容及び理由を記入しなければならない。
(起案文書の差戻し)
第31条 係長，課長補佐，課長，部長及び管理者は，前条の所属職員の意見を調整したうえで，内容を修正する必要があると認めたときは，理由を付して起案文書を起案者に差戻しするものとする。
(合議文書の処理)
第32条 合議を受けた文書は，直ちに査閲し，同意不同意を決定しなければならない。この場合において，査閲に日時を要するときは，その理由を主管課に通知しなければならない。
2 合議を受けた文書について異議があるときは，主管課長又は部長に差戻しをするものとする。
(合議文書を変更し又は廃案した場合等の処置)
第33条 起案文書が合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき，又は中途で廃案となったときは，合議した課長にその旨を連絡しなければならない。
2 決裁になった起案文書(以下「原議書」という。)を廃案にし，又は施行を留保すべき必要が生じたときは，理由を付して上司の承認を受けるとともに，合議した課長にその旨を連絡しなければならない。
(1) 文書管理システムで回議された起案文書 代決者としての操作を行うこと。
(2) 文書管理システム以外の方法で回議された起案文書 起案文書の該当欄に「代」と朱書きすること。
2 代決者が決裁者への報告を要すると認めたものは，事後速やかにその内容を報告しなければならない。
3 代決者が決裁者の後閲を要すると認めたものは，送付票の所定欄に「後閲」と明記し，事後速やかに決裁者の閲覧に供し，押印を受けなければならない。
(原議書の整理)
第35条 原議書は，すべて文書取扱主任へ回付するものとし，文書取扱主任は次の各号に掲げるところにより整理しなければならない。
(1) 原議書には決裁印を押印する。
(2) 前号による処理済みの原議書は，速やかに起案者へ返付する。
(作成文書の登録)
第36条 職員が組織的に用いるものとして職務上作成した文書は，原議書以外のものも文書管理システムに必要事項を登録しなければならない。
2 前項により登録する文書が電子文書の場合は，当該電子文書を文書管理システムに原本として保管するものとする。
第6章 文書の施行
(発信者名及び宛先名)
第37条 施行する文書の発信者名は，原則として管理者その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。ただし，事務連絡等軽易と認められるものについては，部課長名等の職氏名を用いることができる。
2 官公署宛に発送する文書の宛先及び発信者名は，職名のみを用い，氏名を省略することができる。
3 課内文書の宛先及び発信者名は，原則として部課長等の職名のみを用いる。
4 公印の印影を刷り込んだ文書を発信する場合については，職名のみを用いることができる。
(事務担当の表示)
第38条 施行する一般文書には，必要に応じて当該文書の末尾に課名，係名，電話番号等連絡先を表示する。
(施行する文書の確認)
第39条 課長は，施行する文書と決裁文書の照合審査を行わなければならない。
(施行日)
第40条 文書の施行日は，課長が定め，起案文書の該当欄に起案者が施行日を入力処理する。
(公印の押印)
第41条 施行する文書は，公印及び契印を押さなければならない。ただし，軽易な文書及び印刷した文書は，これを省略することができるものとし，施行者名の下段に「公印省略」と記載する。
2 課内文書(辞令，身分証明等権利義務に関するものを除く。)は，公印を省略する。
3 公印は，発信者名の最後の文字の半分に掛けて押印する。
4 勤務時間外に公印を使用する場合は，あらかじめ水道課長の承認を受けなければならない。
5 前項に定めるもののほか，公印の使用については，笠岡市水道事業及び下水道事業公印規程(昭和48年笠岡市水管規程第4号)の定めるところによる。
(電子署名)
第42条 LGWANの電子文書交換システムを利用して文書を送信する場合において，公印の押印が必要な文書については，公印に代わる電子署名を付与する文書に係る原議書を当該文書に添えて，文書担当課長に示し，電子署名の付与を請求するものとする。
(文書の発送)
第43条 文書の発送は，直接発送を要するもののほか，主管係において行うものとする。
2 直接発送する必要のある文書は，課長の承認を得て，発送することができる。
(発送手続)
第44条 文書取扱主任は，発送を要する文書を取りまとめて発送しなければならない。
(ファクシミリによる文書の施行)
第45条 照会，回答，通知，依頼，送付，報告等で次の各号のいずれにも該当する文書は，ファクシミリにより施行することができる。
(1) 権利義務に関係のないもの
(2) 秘密を保持する必要のないもの
(3) 公印の押印を省略することができるもの
(4) 相手方がファクシミリによる文書の施行を了承したもの
2 ファクシミリにより文書を施行した場合は，電話等で到着の確認を行うこと。
(LGWAN電子文書交換システムによる文書の施行)
第46条 LGWAN電子文書交換システムにより文書を発信するときは，文書担当課において送信する。
(電子メールによる文書の施行)
第47条 軽易な電子文書については，LGWANの電子メール機能を用いた電子メールを利用して施行することができる。この場合において，電子署名の請求を省略することができる。
2 インターネットを利用した電子メールで文書を施行する場合は，データの暗号化等の必要な措置を講じなければならない。ただし，次の各号のいずれにも該当する文書は，この限りでない。
(1) 権利義務に関係のないもの
(2) 秘密を保持する必要のないもの
(3) 公印の押印を省略することができるもの
(4) 相手方の住所，氏名等の本人確認をする必要のないもの
(5) 相手方がインターネットを利用した電子メールによる文書の施行を了解したもの
第7章 文書の整理，保管，保存及び廃棄
(文書整理の原則)
第48条 文書は，常に整理し，紛失，盗難，損傷等を防止するとともに，重要なものについては，非常災害時に際して支障がないよう，あらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。
(文書の整理保管)
第49条 文書は，直ちに利用できるよう，常に整理保管しなければならない。
(文書取扱主任の文書の整理)
第50条 文書取扱主任は，保管文書を未完結文書と完結文書に区分して整理しなければならない。
(1) 未完結文書は，一定の場所に整理保管し，常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。
(2) 完結文書は，処理経過及び文書分類番号，保存年限等につきその完否を確認して，年度別に小分類単位で保管しなければならない。
(1) 議案 議会の議決を経た日
(2) 議会に報告する案件 議会に報告した日
(3) 例規文書 公示又は令達した日
(4) 照会，進達，副申，申請等の往復文書 それらに対して回答，通達，許可等を発送し，又はこれらが到達した日
(5) 起案文書等で上司の決裁を必要とするもの その決裁が終わった日(閲覧を必要とするものは，閲覧が終わった日)
(6) 帳簿類 当該帳簿類閉鎖の日
(7) 訴訟関係書類 当該事件が完結した日
(8) 出納に関係する証拠書類 当該出納のあった日
(9) 契約関係文書 当該契約事項の履行の終わった日
(10) その他一般文書 当該文書の案件が施行された日
2 起案者は，文書が完結したときは，決裁文書に完結日を記入しなければならない。
(文書の編集及び製本)
第52条 整理済みの文書は，年度終了後2箇月以内に，文書取扱主任を中心として次の各号により，原則として文書担当課長が指定するファイル(指定のファイルに準ずるものを含む。以下「指定ファイル」という。)により編集し，又は製本しなければならない。
(1) 編集は，保存年限ごとに文書分類番号の小分類単位に行うものとする。
(2) 事件が2年以上にわたるものは，完結の年度に属するファイルに編集する。
(3) 2以上の分類に関連する事件の文書は，最も関係の深いファイルに編集し，他の関係ファイルにその旨を記載する。
(4) 2以上の分類に関連する事件の文書で保存年限を異にするものは，その事件が相互に関係があり，同一事件として編集することが適当なときは，長期間の種別とする。
(5) ファイルの表紙及び背表紙には，別に定める文書分類表により，年度，保存年限，文書分類番号，個別ファイル名等必要事項を記入する。
(6) 編集又は紙数の都合により，2年以上にわたる文書を1冊に，又は同一年度の文書を分冊することができる。この場合において，合冊したときは年度区分を明らかにするため区分紙を入れ，分冊した場合には，分冊番号を記載しなければならない。
(7) ファイルごとに文書目録をファイルの最初に綴り，原則として完結時の最も新しい文書が最後位になるよう編集する。ただし，保存年限1年の文書については，文書目録を省略することができる。
(8) 図面，計算書の類で指定ファイルに編集することが困難なものは，別に編集して整理することができる。この場合において，関係ファイルがあるときは，当該ファイルにその旨を記載する。
(9) 帳簿，台帳等で指定ファイルの規格と異なるものについては，別のファイルで編集することができる。
(10) 電子文書は，文書管理システムで保管することとし，文書管理システムに必要事項を登録して電子的な簿冊(以下「電子簿冊」という。)を作成，編集する。
(文書の保存年限)
第53条 文書の保存年限は，次の種別とする。
第1種 長年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
(保存年限の計算)
第54条 文書の保存年限の計算は，当該文書の処理の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし，文書番号が暦年によるものは，当該文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(文書の保存種別)
第55条 文書の保存年限は，法令等に特別の定めがあるものを除き，おおむね次に掲げるとおりとする。
(1) 第1種に属する文書
ア 条例，規則その他例規の原議書
イ 重要な事業計画及びその実施に関する文書
ウ 市史及びその資料となる重要な文書
エ 議会議案等の原議書
オ 所轄行政庁からの令達，通知その他の文書で重要な文書
カ 訴訟及び審査請求に関する重要な文書
キ 重要な統計表
ク 重要な契約書
ケ 人事に関する重要な文書
コ 財産，営造物及び財政に関する重要な文書
サ 重要な機関の設置及び廃止に関する文書
シ 事務引継に関する重要な文書
ス 金銭出納に関し，特に後日の証明上重要な文書
セ その他重要な書類であって，長年保存の必要があると認める文書
(2) 第2種に属する文書
ア 法規により処分したもので重要な文書
イ 決算の認定が終わった金銭物品に関する重要な文書
ウ その他10年間保存の必要があると認める文書
(3) 第3種に属する文書
ア 第1種及び第2種に属さないもので5年間保存の必要があると認める文書
(4) 第4種に属する文書
ア 第1種から第3種までに属さないもので3年間保存の必要があると認める文書
(5) 第5種に属する文書
ア 第1種から第4種までに属さない文書
(文書の収蔵)
第56条 編集，製本が終わったファイル(電子簿冊を除く。)は，1年間保管した後，所定の手続きを経て，常時使用の必要があるものを除き，書庫に収蔵しなければならない。
2 保存文書は，分類別及び保存種別に整理しておかなければならない。
3 保存文書は，文書担当課長が示す課別区分に従って，収蔵しなければならない。
(保存文書の管理)
第57条 前条の規定により保存文書を書庫に収蔵したときは，文書目録の写しを文書担当課長に提出するものとする。
2 保存文書は，課長が管理する。
(禁止事項)
第58条 保存文書は，これを抜き取り，取り替え，若しくは訂正し，又は他に転貸してはならない。
2 保存文書は，庁外に持ち出すことはできない。ただし，やむを得ない事情によりあらかじめ課長の承認を得たときは，この限りでない。
3 保存文書は，特別なものを除き，職員のほかは借覧することができない。ただし，笠岡市情報公開条例(平成10年笠岡市条例第13号)の規定に基づき公文書を閲覧に供するとき，又は課長の承認を得たときは，この限りでない。
(保存文書の紛失等)
第59条 保存文書を紛失し，又は汚損したときは，閲覧者は届出書により速やかに課長に報告し，課長は文書担当課長に報告しなければならない。
(文書の廃棄)
第60条 文書取扱主任は，保存文書の保存期間が満了したときは，課長と協議のうえ，所定の手続により毎年5月末日までに廃棄処分に付さなければならない。
2 課長は，保存期間満了後も歴史的，文化的資料として価値を有すると認められる文書等については，さらに期間を定めて保存することができる。
3 課長は，保存文書を廃棄し，又は保存期間を変更したときは，文書目録に廃棄年月日又は変更した保存期間を記録し，文書担当課長に通知しなければならない。
4 廃棄しようとする文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは，消去，焼却又は裁断するなど適当な処置をしなければならない。
(保存文書の調査)
第61条 課長は，定期的又は臨時的に保存文書を調査し，保存の必要がないと認めたものは，廃棄を指示することができる。
(書庫)
第62条 書庫は，課長が管理する。
(その他)
第63条 この規程に定めるもののほか，必要な諸様式及び事項は，管理者が別に定める。
附則
この規程は，平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年8月16日水管規程第4号)
この規程は，平成19年10月1日から施行する。
附則(平成22年2月5日水管規程第1号)
この規程は，平成22年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月31日水管規程第3号)
この規程は，平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年4月1日水管規程第2号)
(施行期日)
1 この規程は，平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の日前に各規定による改正前の各規程の規定によりなされた処分，手続その他の行為は，なお従前の例による。
附則(平成30年4月1日上下水管規程第1号)
この規程は，平成30年4月1日から施行する。